Administrative Assistant 3

रोज़गार प्रकार: Full Time - Permanent

SeattleID नौकरी विश्लेषण

💡 स्मार्ट सारांश

पढ़ने का समय: 2 मिनट ▼

📄 पद का विवरण

प्रशासनिक सहायक 3, वाशिंगटन राज्य के कृषि विभाग के कृषि एवं खाद्य प्रणाली विकास विभाग में व्यापक प्रशासनिक सहायता प्रदान करता है, जो विभिन्न कार्यक्रमों के बीच उत्पादकता एवं समन्वय की सुविधा सुनिश्चित करता है।

📋 मुख्य जिम्मेदारियां

विभाग के कार्यक्रमों, समन्वयक एवं कर्मचारियों के लिए प्रशासनिक सहायता प्रदान करें।
समय नोटिस, वेतन ग्रहण एवं यात्रा समन्वय की देखरेख करें।
कार्यालय के सामग्री, भंडार एवं विभाग के कैलेंडरों की देखरेख करें।
वेतन, पद डेटा एवं वित्तीय रिपोर्ट के प्रसंस्करण एवं वितरण करें।
आपूर्ति, बजट नियोजन एवं यात्रा व्यवस्था में सहायता प्रदान करें।
सभा, घटना नियोजन एवं रिकॉर्ड प्रबंधन की सहायता करें।

🛠 आवश्यक कौशल

तकनीकी कौशल

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट (वर्ड, एक्सेल, आउटलुक) कैलेंडर प्रबंधन सॉफ्टवेयर (उदाहरण के लिए, गूगल कैलेंडर) मेल मर्ज एवं डेटाबेस सॉफ्टवेयर वेतन प्रसंस्करण सॉफ्टवेयर (उदाहरण के लिए, ADP, QuickBooks) वित्तीय रिपोर्टिंग सॉफ्टवेयर यात्रा प्रबंधन सॉफ्टवेयर (उदाहरण के लिए, Concur) भंडार प्रबंधन सिस्टम TEM (यात्रा खर्च प्रबंधन) सिस्टम मूलभूत डेटाबेस प्रबंधन (SQL)

सॉफ्ट स्किल्स

संचार संगठन समस्या समाधान विस्तारपूर्वक ध्यान देना समय प्रबंधन सामाजिक कौशल

🎓 योग्यता

अनुभव

कार्यालय/क्लेरिकल प्रशासनिक कार्य में 4 वर्ष का धीरे-धीरे जिम्मेदार अनुभव

⭐ आदर्श उम्मीदवार

आदरणीय उम्मीदवार वह व्यक्ति है जो संगठित एवं विस्तारपूर्वक ध्यान देने वाला हो, जिसका अनुभव शासनात्मक सेटिंग में प्रशासनिक सहायता भूमिकाओं में विशेष रूप से वेतन प्रसंस्करण, यात्रा समन्वय एवं भंडार प्रबंधन में सॉफ्टवेयर जैसे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट एवं विशिष्ट वेतन प्रसंस्करण सिस्टम जैसे ADP का उपयोग करते हुए विशिष्ट हो। अच्छे संचार कौशल एवं समस्या समाधान के सक्रिय अनुसरण के लिए यह इस भूमिका में सफलता प्राप्त करने के आवश्यक है।

💬 साक्षात्कार की तैयारी

मुझे बताइए कि आपने वेतन प्रसंस्करण में नियमितता एवं कार्यालय भंडार के नियमितता के साथ एक साथ अनेक जटिल प्रशासनिक कार्यों की प्रबंधन कैसे किया था।

उन्हें आपकी एक साथ कई कार्यों के प्रबंधन क्षमता, संगठन कौशल एवं दबाव के तहत विस्तारपूर्वक ध्यान देने की क्षमता का मूल्यांकन करना है।

एक विशिष्ट स्थिति का वर्णन करें जहां आप ने विभिन्ढ परियोजनाओं को एक साथ प्रबंधित किया, जिसमें आपकी कार्यों के प्राथमिकता निर्धारण, उपकरणों के प्रभावी उपयोग एवं वेतन एवं भंडार प्रबंधन में नियमितता के निर्माण के बारे में विस्तारपूर्वक बताएं।

एक ऐसी स्थिति में आप वित्तीय रिपोर्ट में असंगति आए जो बजट नियोजन पर प्रभाव डाल सकती है, आप इसे कैसे संभालेंगे?

इससे आपके विश्लेषण कौशल, समस्या समाधान दृष्टिकोण एवं शासनीय प्रक्रियाओं में वित्तीय नियोजन के लिए आवश्यक क्षमता का मूल्यांकन करना है।

एक विशिष्ट स्थिति का वर्णन करें जहां आप ने वित्तीय रिपोर्ट में असंगति के कारण बजट नियोजन में बदलाव करने के लिए कैसे कार्य किया, जिसमें आपकी असंगति के स्रोत की जांच, आवश्यक संशोधन के बारे में बताएं।

सभा, घटना नियोजन एवं रिकॉर्ड प्रबंधन की सहायता कैसे करेंगे?

इससे आपकी विभिन्न प्रकार के नियोजन एवं प्रबंधन कौशल का मूल्यांकन करना है।

एक विशिष्ट उदाहरण का वर्णन करें जहां आप ने सभा नियोजन, घटना नियोजन एवं रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए आवश्यक कार्य किया, जिसमें आपकी तैयारी एवं प्रबंधन के बारे में बताएं।

💡 आवेदन टिप्स

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट, वेतन प्रसंस्करण सॉफ्टवेयर (उदाहरण के लिए, ADP) एवं गूगल कैलेंडर जैसे कैलेंडर प्रबंधन टूल के अनुभव को हाइलाइट करें, जिसमें शासन भूमिकाओं में प्रशासनिक सहायता संबंधी विशिष्ट परियोजना या दायित्वों का उल्लेख करें।
प्रगति के अंक जैसे दक्षता द्वारा बचाए गए समय या आपूर्ति प्रबंधन द्वारा प्राप्त लागत कमी के अंकों के साथ अपने सफलताओं को मापें।
अपने आवेदन में 'प्रशासनिक सहायता', 'वेतन प्रसंस्करण', 'यात्रा समन्वय', 'भंडार प्रबंधन', एवं 'बजट नियोजन' जैसे शब्दों को शामिल करें ताकि आवेदन के आवश्यकताओं के साथ अलिगेंस किया जा सके।
अपने रिज्यूमे को अपने शासन संवेदनशील डेटा के सुरक्षित प्रबंधन एवं शासन विशिष्ट सॉफ्टवेयर एवं प्रोटोकॉल के साथ प्रतिबिम्बित करें।
अपने पत्र में शासन ऑपरेशन की समझ, संगठनात्मक मूल्यों के साथ अपने संरूपण, एवं आपकी पृष्ठभूमि कैसे इस भूमिका के लिए विशिष्ट रूप से तैयार करती है इसका उल्लेख करें।

🚀 करियर पथ

प्रशासनिक सहायक के रूप में आप आगे जा सकते हैं, जैसे कि प्रशासनिक सहायक प्रमुख, प्रशासनिक अधिकारी, या विभाग के अधिकारी के रूप में।

AI विश्लेषण: SeattleID

मूल नौकरी विवरण

विवरण

AGRICULTURE - A Cornerstone of Washington's Economy

कृषि - वाशिंगटन के आर्थिक आधारस्तम्भ

वाशिंगटन राज्य के कृषि विभाग ने राज्य के लिए 100 से अधिक वर्षों से सेवा देने के लिए शुरू किया गया है। सेवा, नियमन और आवाज द्वारा हम वाशिंगटन राज्य में कृषि के व्यवहार्य और महत्वपूर्ण रहने की गारंटी देते हैं, जबकि खाद्य सुरक्षा, सार्वजनिक स्वास्थ्य और पर्यावरण की रक्षा करते हैं। हम खेती वाले किसानों और बर्डर के साथ बहुत गहरी संबंध बनाए रखते हैं, लेकिन हमारे दायित्व - खाद्य सुरक्षा सुनिश्चित करने से लेकर पर्यावरण की रक्षा तक - लोकल, राष्ट्रीय और अंतरराष्ट्रीय स्तर पर करोड़ों लोगों के जीवन को प्रभावित करते हैं।

एजेंसी में लगभग 780 कर्मचारी हैं और ऋतु संबंधी काम के शिखर पर लगभग 1,000 कर्मचारी हो सकते हैं। अधिक जानकारी और अतिरिक्त रिक्तियों के लिए कृपया हमारे नौकरी पृष्ठपर देखें

The Opportunity:

खेती और खाद्य प्रणाली विकास विभाग (FFSD) वाशिंगटन कृषि की खाद्य प्रणाली और आर्थिक व्यवहार्यता को मजबूत करने के लिए समर्पित है। इस विभाग के कार्यक्रम खाद्य सुरक्षा, किसानों और खाद्य व्यवसायों के लिए सेवा, सहायता और आवाज द्वारा सेवा देते हैं, जो एक दृष्टि के अनुसार कृषि विकास के साथ-साथ वाशिंगटन के लोगों के स्वास्थ्य और आर्थिक विकास के लिए योगदान देता है।

FFSD के प्रशासनिक टीम विभाग के सभी कार्यक्रमों के लिए व्यापक समर्थन प्रदान करते हैं, जो दिन-प्रतिदिन के संचालन के लिए चलते हैं और प्रभावी समन्वय के लिए निश्चित करते हैं। हम एक केंद्रीय संसाधन के रूप में कार्य, संगठन और प्रक्रिया प्रबंधन के लिए सेवा देते हैं, जो विभाग के भीतर सांतत्य, दक्षता और संगठन को बनाए रखने में मदद करते हैं।

प्रशासनिक सहायक विभाग के सभी 4 कार्यक्रमों के लिए प्रत्यक्ष प्रशासनिक सहायता प्रदान करते हैं, जिनमें खाद्य सहायता, क्षेत्रीय बाजार, अंतरराष्ट्रीय बिक्री और विशेष फसल ब्लॉक अनुदान कार्यक्रम शामिल हैं। प्रशासनिक सहायक ने FFSD के सहायक निदेशक और विभाग समन्वयक के प्रशासनिक आवश्यकताओं के समर्थन भी करते हैं। यह समर्थन समय रेकर्डिंग, वेतन गतिविधियां, यात्रा समन्वयक, और विभाग के खरीद और खरीद गतिविधियों के समर्थन के लिए शामिल है, लेकिन इसके अतिरिक्त नहीं।

प्रशासनिक सहायक के लिए खेती और खाद्य प्रणाली विकास विभाग समन्वयक के तहत रिपोर्ट करना होता है।

महत्वपूर्ण ध्यान:

WSDA एक पूर्ण समय के प्रशासनिक सहायक 3 के लिए भर्ती कर रहा है खेती और खाद्य प्रणाली विकास विभाग में[16] यह पद ओलंपिया, वाशिंगटन में स्थित है। यह एक अप्रतिनिधित नौकरी है। This position is located in Olympia, Washington. This is a non-represented position.

पेश किए गए आधार वेतन के लिए आंतरिक समानता के आधार पर ध्यान दिया जाएगा और उम्मीदवार के नौकरी संबंधी ज्ञान, कौशल और अनुभव के आधार पर भिन्न हो सकता है। इस पद के लिए आम शुरुआती वेतन है: श्रेणी 44 स्टेप A $47,100 - स्टेप एल $61,644 वार्षिक आधार पर।

कर्तव्य

शामिल नहीं होने वाले अनुमानित कर्तव्य निम्नलिखित हैं:

कृषि एवं खाद्य प्रणाली विकास विभाग, विभाग समन्वयक और एफएफएसडी कार्यक्रमों के लिए प्रशासनिक सहायता प्रदान करें।

विभाग के लिए गुप्त, आवश्यक और/या समय सीमा वाले मामलों को अपने प्रभारी के साथ साझा करें।
विभाग के लिए जटिल कार्य प्रसंस्करण कार्य करें, जैसे कि पता बुकिंग, तालिका बनाना, टेक्स्ट के साथ चित्रों के समागम, डेटाबेस कार्य आदि।
कार्यालय सामग्री और भंडार के रखरखाव और ट्रैक करें।
एफएफएसडी विभाग और कार्यक्रम कैलेंडर के रखरखाव करें।
विभा के समग्र कार्य दक्षता के समर्थन में योगदान दें, प्रशासनिक कर्मचारी सभा में शामिल हों, विभाग के बीच सहायता प्रदान करें और आवश्यकता के अनुसार कार्य भार और प्राथमिकताओं के अनुसार समायोजन करें।
प्रोजेक्ट के आयोजन और प्राथमिकताओं के आधार पर उनके समापन में सटीकता और समय पर पूर्णता के सुनिश्चित करें।
विभाग कर्मचारियों और कार्यक्रमों के लिए विभिन्न प्रोजेक्टों के लिए प्रशासनिक सहायता प्रदान करें।
आंतरिक कर्मचारियों और वित्री के साथ संपर्क के लिखित संदेश तैयार करें।
विभाग कर्मचारियों के साथ प्रशासनिक अच्छे अभ्यासों के समन्वय करें।
PISCES में समयकर्ता के रूप में कार्य करें; कर्मचारियों के छुट्टी के रखरखाव, पैरोल आवेदन के लिए समय तालिका बनाएं और समयकरण संबंधी प्रश्नों के लिए कर्मचारियों की सहायता करें।
वेतन, पद, छुट्टी के बैलेंस, और अन्य रिपोर्ट के लिए अपने प्रभारी और कार्यक्रम प्रबंधकों के लिए रिपोर्ट एकत्र करें और वितरित करें।
विभाग के आवश्यकताओं के अनुसार कार्य भार, कार्य और योजनाओं के आयोजन और प्राथमिकताओं के लिए अपने प्रभारी के साथ नियमित बैठक करें।
एजेंसी मेलरूम में विभाग के संग्रह और अतिरिक्त स्थान के रखरखाव में सहायता करें।
आवश्यकता के अनुसार विभाग के पता बुकिंग के रखरखाव और भेजें।

वित्तीय, यात्रा, संधि, अनुदान और बजट सहायता।

मोटरपूल, सेल फोन बिल, पीसी किराए आदि के लिए लागत स्प्रेडशीट की समीक्षा, जांच और अनुमोदन करें जिनमें संशोधन या अपडेट वित्त सेवाओं को आवश्यकता पड़ने पर प्रस्तुत किए जाते हैं।
कार्यक्रमों के लिए वित्तीय रिपोर्ट तैयार करें और वितरित करें।
विभाग के उपकरण और सामग्री के खरीदारी के लिए विकसित, मूल्यांकन और खरीद करें।
विभाग के बर्फ ट्रैकर अनुरोधों और समीक्षाओं की प्रक्रिया में सहायता करें और पूर्णता के लिए समीक्षा करें।
विभाग के खरीद अनुरोध तैयार, ट्रैक, प्रसंस्करण और प्रस्तुत करें।
विभाजन कार्यक्रमों से प्राप्त बिल तैयार और प्रसंस्करण करें और आवश्यक दस्तावेज प्राप्त करें।
अंतरराष्ट्रीय वेज ट्रांसफर भुगतान के लिए बिल प्रसंस्करण करें।
कार्यक्रम बजट की निगरानी और खर्च के अनुमान प्रदान करें।
TEMS प्रणाली का उपयोग करके यात्रा वाउचर की जांच और प्रसंस्करण करें।
विभाग के कर्मचारियों की सहायता करें जो यात्रा व्यवस्था कर रहे हैं, जिसमें उड़ान बुकिंग और कार किराए के रेजर्वेशन शामिल हैं।
कर्मचारियों के लिए कांफ्रेंस और प्रशिक्षण के रजिस्ट्रेशन करें।
यात्रा के लिए दस्तावेज तैयार करें और ट्रैक करें, जिसमें अतिरिक्त ठहराव के अनुरोध, राज्य से बाहर और देश से बाहर यात्रा अनुमति, हवाई यात्रा अनुरोध और बैठक के साथ खाना के अनुरोध शामिल हैं।
WSDA के स्वचालित आपूर्ति और उपकरण (S&E) प्रणाली में अनुरोधों के निर्माण और प्रसंस्करण के लिए समन्वय करें।
सभी खरीद कार्यों के लिए WSDA के खरीद प्रक्रिया नीतियों और नियमों के अनुपालन के लिए उपयोग करें और जब नीतियों और नियमों को अपडेट करने की आवश्यकता हो तो विभाग स्तर पर इनपुट प्रदान करें।
खरीद अनुरोध प्रसंस्करण के दौरान एजेंसी प्रतीक्षा (खर्च अधिकार) नीति, अनुमोदन अधिकारी और प्रतिनिधि के ज्ञान का उपयोग करें।
कार्यक्रमों के लिए अनुदान बिल की सहायता करें और वित्त सेवाओं को भुगतान के लिए प्रस्तुत करें।

विभाग संचार, सभा और घटना समर्थन

आंतरिक और बाहरी वेब पृष्ठों को अपडेट करें।
दस्तावेज एजेंसी मानकों के अनुसार पूरा किया गया है और ADA अनुपालन सुनिश्चित करें।
एजेंसी ब्रांड मानकों के अनुसार आधिकारिक विभाग और कार्यक्रम संपर्क लेखन तैयार करें।
विभाग और कार्यक्रम समितियों की योजना बनाएं और भाग लें; समिति के नोट्स को रिकॉर्ड करें, संकलित करें और वितरित करें।
भाग लेने वालों के लिए समिति दस्तावेज तैयार करें।
आंतरिक और बाहरी समिति और सम्मेलन स्थलों की योजना बनाएं और रिजर्व करें।
वर्चुअल समिति के स्थापना और समर्थन में सहायता करें।

रिकॉर्ड प्रबंधन

विभाग और कार्यक्रम के रिकॉर्ड के रखरखाव करें और फाइलों और रिकॉर्ड के रखे रहने और आयोजित करने की गारंटी दें।
सार्वजनिक रिकॉर्ड अनुरोधों के लिए विभाग के समन्वयक और कार्यक्रमों के समर्थन करें।
कागज के रिकॉर्ड और इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के रखरखाव के लिए समिति आयोजित करें और उसकी अनुपालन की गारंटी दें।
विभाग के लिए स्कैन और फेंक योजना कार्य करें।

योग्यताएं

कौन आवेदन कर सकता है?

निम्नलिखित योग्यताओं वाले व्यक्ति:

कार्यालय/क्लेरिकल, प्रशासनिक कार्य में चार (4) वर्ष का धीरे-धीरे जिम्मेदार अनुभव।

उपरोक्त योग्यताओं के अतिरिक्त, निम्नलिखित ज्ञान, कौशल और क्षमताएं उम्मीदवार के लिए बहुत अच्छी बात होंगी:

विशिष्ट कार्य नियोजन पर अनुसंधान करने के कौशल।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट के साथ अनुभव।
राज्य, केंद्रीय और एजेंसी नीतियों के अनुसार यात्रा और खरीद गतिविधियों के समन्वय के अनुभव।
समय नियोजन प्रक्रियाओं के प्रबंधन के कौशल।
ADA मानकों के अनुरूप वेब आधारित सामग्री के निर्माण और रखरखाव की क्षमता।

अतिरिक्त जानकारी

कर्मचारी लाभ

स्वास्थ्य के साथ एक स्वस्थ काम/जीवन संतुलन, जो संभव हो सकता है लचीले काम के शिफ्ट, और दूर से काम करने के साथ शामिल हो सकता है।
WSDA एक अद्वितीय लाभ पैकेज प्रदान करता है जो पारंपरिक लाभों से अधिक है। राज्य के नौकरी के लाभ निर्भर शिक्षा सहायता, लचीले खर्च खाता, सार्वजनिक सेवा ऋण मुक्ति, शुल्क छूट, विलंबित भुगतान, कर्मचारी सम्मान छुट्टी; यहां क्लिक करें अधिक जानकारी के लिए।
12 भुगतान किए गए छुट्टी और छुट्टी और छुट्टी अर्जित करने के लिए।
सभी व्यक्तिगत संरक्षण उपकरण (PPE) जो आवश्यक होंगे, एजेंसी द्वारा प्रदान किए जाएंगे।

आवेदन कैसे करें

आपको अपना careers.wa.gov प्रोफ़ाइल पूरा करना होगा और संपूरक प्रश्नों के उत्तर देना होगा। आवेदन के अलावा, आवेदकों को अपने प्रोफ़ाइल में निम्नलिखित दस्तावेज अपलोड करने होंगे ताकि इस पद के लिए आवेदन के लिए विचार किया जा सके:

· अनुभव और शिक्षा के बारे में बताने वाला रेज़्यूमे

· आपके इस पद के विशिष्ट योग्यताओं के लिए कैसे योग्य हैं इसका वर्णन करने वाला पत्र

· तीन पेशेवर संदर्भ

इन सामग्रियों के साथ आवेदन देने से आप यह संकेत दे रहे हैं कि सभी जानकारी सच है और सही है। राज्य जानकारी की जांच कर सकता है। कोई भी असत्य या अस्पष्ट जानकारी आवेदक पूल से हटाने का कारण बन सकती है या यदि नौकरी पर रखा गया हो तो नियुक्ति के बाद बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए बरकरार रखे जाने के लिए 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The Department of Agriculture recognizes, appreciates, supports, embraces, and respects all cultural identities and backgrounds while we collaborate in authentic ways. We hire amazing people that share in the commitment to our Pro-Equity Anti-Racist (PEAR) strategic plan, our Healthy Environment for All (HEAL) Act implementation plan, and our unique needs and desires for belonging, respect, and inclusion. We value the growth and development of our team members by providing equitable access to resources and opportunities for continuous learning, improvement, and advancement.

We strive to hire, cultivate, and retain a productive and dedicated workforce that reflects the communities we serve while we are committed to a workplace that celebrates our differences and supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state, and local laws.

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The Human Resources Division may use referrals from this recruitment to help fill future similar vacancies for up to six months.

Veteran's Preference: Applicants who meet the minimum qualifications and wish to claim Veteran's Preference MUST attach a copy of their DD214, or other verification of military service. Please blackout any personally identifiable data such as social security numbers. For additional information on Veteran's Preference and guidance on how to determine if you are eligible, click here.

ऐसे व्यक्ति जो अपने आवेदन के साथ सहायता की आवश्यकता रखते हैं या इस सूचना को अलग-अलग रूप में प्राप्त करना चाहते हैं, 664-1960 नंबर पर या मुफ्त टोल (877) 664-1960 नंबर पर संपर्क कर सकते हैं। TTY उपयोगकर्ता पहले 711 नंबर पर संपर्क करके वाशिंगटन रेले सेवा तक पहुंच सकते हैं।

वाशिंगटन राज्य के कृषि विभाग के बारे में अधिक जानकारी के लिए हमें देखें www.agr.wa.gov.

SeattleID Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

The Administrative Assistant 3 provides comprehensive administrative support to the Farm & Food Systems Development Division within the Washington State Department of Agriculture, ensuring efficient operations and coordination across multiple programs.

📋 Key Responsibilities

Provide administrative support to division programs, coordinator, and staff.
Manage timekeeping, payroll activities, and travel coordination.
Maintain office supplies, inventory, and division calendars.
Process and distribute payroll, position data, and financial reports.
Assist with procurement, budgeting, and travel arrangements.
Support meetings, event scheduling, and records management.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) Calendar Management Software (e.g., Google Calendar) Mail Merge and Database Software Payroll Processing Software (e.g., ADP, QuickBooks) Financial Reporting Software Travel Management Software (e.g., Concur) Inventory Management Systems TEM (Travel Expense Management) System Basic Database Management (SQL)

Soft Skills

Communication Organization Problem Solving Attention to Detail Time Management Interpersonal Skills

🎓 Qualifications

Experience

4 years of progressively responsible experience in office/clerical administrative work

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is an organized and detail-oriented individual with extensive experience in administrative support roles within governmental settings, particularly adept at managing payroll, travel coordination, and inventory management using software like Microsoft Office Suite and specialized payroll systems like ADP. Strong communication skills and a proactive approach to problem-solving are essential to excel in this role.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you managed multiple complex administrative tasks simultaneously while ensuring accuracy in payroll processing and maintaining office inventory.

They want to assess your multitasking abilities, organizational skills, and attention to detail under pressure.

Describe a specific scenario where you juggled multiple projects, highlighting how you prioritized tasks, used tools effectively, and ensured accuracy in payroll and inventory management.

How would you handle a situation where there was a discrepancy in financial reports that could affect budget allocations?

This tests your analytical skills, problem-solving approach, and ability to maintain financial integrity within governmental processes.

Explain your methodical approach to identifying the root cause, implementing corrective actions, and communicating findings clearly to stakeholders to ensure accurate budget planning.

What experience do you have with procurement processes in a governmental context, and how do you ensure compliance with regulations?

They need to verify your technical skills and understanding of governmental procurement regulations.

Provide concrete examples from past roles where you managed procurement efficiently, adhered to regulatory requirements, and collaborated with cross-functional teams to streamline processes.

💡 Application Tips

Highlight your experience with Microsoft Office Suite, payroll processing software (e.g., ADP), and calendar management tools like Google Calendar, emphasizing specific projects or duties related to administrative support in government roles.
Quantify your achievements by including metrics such as time saved through efficient processes or cost reductions achieved through procurement management.
Include keywords like 'administrative support', 'payroll processing', 'travel coordination', 'inventory management', and 'budgeting' to align your application with the job description requirements.
Customize your resume to reflect your experience in handling sensitive governmental data securely and your familiarity with government-specific software and protocols.
In your cover letter, emphasize your understanding of government operations, your alignment with organizational values, and how your background uniquely prepares you for this role within the agency.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Senior Administrative Assistant, transitioning into managerial roles like Administrative Manager within the department, or progressing to specialized roles in human resources or finance within the governmental organization.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

AGRICULTURE - A Cornerstone of Washington's Economy

The Washington State Department of Agriculture has been serving the state for more than 100 years. Through service, regulation, and advocacy, we keep agriculture viable and vital in Washington State, while protecting consumers, public health, and the environment. We work extensively with farmers and ranchers, but our responsibilities – from ensuring food safety to environmental protection – touch the lives of millions of people locally, nationally, and abroad.

The agency includes 780 employees approximately and grows close to 1,000 employees at the peak of seasonal work. To learn more and view additional openings, please visit our Employment Page.

The Opportunity:

The Farm & Food Systems Development division (FFSD) is dedicated to strengthening the food systems and economic viability of Washington agriculture. The programs in this division support consumers, farmers, and food businesses through service, assistance, and advocacy advancing the vision that agriculture thrives while contributing to the health of the people and the economy of Washington.

The Administrative Team for FFSD provides comprehensive support across all programs within the division, ensuring smooth day to day operations and effective coordination. We serve as a central resource for communication, organization, and process management, helping maintain consistency, efficiency, and organization across the division.

The Administrative Assistant provides direct administrative support for all 4 programs within the division including Food Assistance, Regional Markets, International Marketing, and Specialty Crop Block Grant Program. The Administrative Assistant also supports the administrative needs of the FFSD Assistant Director and Division Coordinator. This support includes, but is not limited to, time keeping, payroll activities, travel coordinator, and supporting division procurement and purchasing activities.

The Administrative Assistant reports to the Farm & Food Systems Development Division Coordinator.

Important Notes:

WSDA is recruiting for a full-time Administrative Assistant 3 within the Farm & Food Systems Development Division. This position is located in Olympia, Washington. This is a non-represented position.

The base pay offered will take into account internal equity and may vary depending on the preferred candidate's job-related knowledge, skills, and experience. The typical starting salary for this position is: Range 44 Step A $47,100 - Step L $61,644 annually.

Duties

Include but not limited to:

Provide administrative support to Farm & Food Systems Development Division, Division Coordinator, and FFSD Programs

Keep supervisor apprised of urgent, confidential, and/or time sensitive situations.
Perform complex work processing tasks for division such as mail/merge, sort, integrating text with graphics, database work, etc.
Maintain and track office supplies and inventory.
Maintain the FFSD division and program calendar.
Contribute to overall efficient division operations, attend administrative staff meetings, assist across division and adjust workload and priorities as needed.
Organize and prioritize projects to ensure accuracy and timeliness in their completion.
Provide division staff and programs with administrative support on various projects.
Compose correspondence to internal staff and vendors.
Coordinate with division staff on administrative best practices.
Act as timekeeper in PISCES; track employee leave, generate timesheets for payroll submissions, and assist staff with timekeeping related questions.
Compile and distribute payroll, position data, leave balance, and other reports to be distributed to supervisors and program managers.
Meet with supervisor regularly to plan and prioritize workload, tasks, and schedules to best support division needs.
Assist in maintaining division storage and surplus space in the agency mailroom.
Process and send division mail as needed.

Fiscal, Travel, Contract, Grant, and Budget support.

Review, verify, and approve cost spreadsheets for motorpool, cell phone invoices, PC leases, and others sending adjustments or updates to Financial Services as needed.
Compile and distribute financial reports to programs.
Develop, evaluate, and conduct purchasing for division equipment and supplies.
Assist with processing division freeze tracker requests and reviews for completeness.
Prepare, track, process, and submit division purchase requests.
Prepare and process invoices received from division programs and acquires necessary documentation.
Process invoices for international wire transfer payments.
Monitor and track program budget and provide expenditure estimates.
Audit and process travel vouchers using the TEMS system.
Assist division staff with making travel arrangements including booking flights and rental car reservations.
Register employees for conferences and trainings.
Complete and track documentation for travel including over limit lodging requests, out of state and out of country travel authorizations, air travel requests, and meals with meeting requests.
Coordinate and process requests within WSDA’s automated Supply & Equipment (S&E) system.
Apply and enforces WSDA’s procurement policies and procedures for all purchasing actions and provide input at the division level when policies and procedures need to be updated.
Utilize knowledge of agency signature (expenditure authority) policy, authorized order approvers and proxies when processing purchase requests.
Assist programs with grant invoices and submits to Financial Services for payment.

Division Communication, Meeting, and Event Support

Update internal and external webpages.
Review and verify materials are completed to agency standards and ensures ADA compliance.
Compose official division and program correspondence in accordance to agency brand standards.
Schedule and attend division and program meetings; record meeting minutes, compile and distribute notes.
Prepare meeting documents for attendees.
Schedule and reserve internal and external meeting and conference locations.
Assist with virtual meeting set up and support.

Records Management

Maintain division and program records and ensure files and records are retained and organized.
Provide support to division coordinator and programs for public records requests.
Conduct and ensure compliance of paper and electronic record retention.
Perform scan and toss projects for division.

Qualifications

Who should apply?

Professionals with:

Four (4) years of progressively responsible experience in office/clerical, administrative work.

In addition to the above qualifications, the following knowledge, skills, and abilities will make a candidate highly desirable:

Skills in conducting research on a specific work assignment.
Experience with Microsoft Office Suite.
Experience coordinating travel and procurement activities in compliance with state, federal, and agency policies.
Skills in managing timekeeping processes.
Ability to create and maintain web-based content that adheres to ADA standards.

Supplemental Information

Employee Benefits

A healthy work/life balance, which may include flexible work schedules, and teleworking.
WSDA provides an excellent benefits package beyond traditional benefits. State employment offers Dependent Care Assistance, Flexible Spending Accounts, Public Service Loan Forgiveness, Tuition Waiver, Deferred Compensation, Employee Recognition Leave; click here for more information.
12 paid Holidays & Vacation and Leave Accruals.
All Personal Protective Equipment (PPE) required will be provided by the agency.

How to apply

You must complete your careers.wa.gov profile and answer the supplemental questions. In addition to completing the online application, and supplemental questions applicants must attach the following documents to their profile to be considered for this position:

· A resume detailing experience and education

· A cover letter describing how you meet the specific qualifications for this position

· Three professional references

By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed.